Përshkrimi

Arlis Construction është një nga kompanitë lider në fushën e ndërtimit dhe investimit në projektet zhvilluese. Aktiviteti i kompanisë daton në vitin 2008 me kontribut në disa rezidenca banimi dhe investime sociale të mirënjohura në kryeqytet. Arlis Construction është në rritje të vazhdueshme dhe synon përmirësimin e komunitetit në aspektin e zhvillimit ekonomik dhe social. Për këto arsye si dhe në kuadër të zgjerimit të vazhdueshëm të stafit hapim vendin vakant për Sekretare administrate.

Pozicioni: Sekretare administrate

Departamenti: Administrim & Burime Njerëzore   

Vendodhja: Kompleksi “Square 21”, Tiranë

Përmbledhja e Pozicionit:

Pozicioni i sekretares kryen funksion ndihmes ne mbarevajtjen e punes se administrates, mirepret dhe informon bashkepunetoret ose i orienton ata ne departamentin e nevojshem. Menaxhon zyren, protokollin hyres e dales, kancelarite dhe porosite e ndyshme. Asiston Drejtorin Ekzekutiv dhe punet e dhena prej tij.

 Ofron suport në të gjitha proceset e Zyrës së CEO-s. Ka një rol kyç në përgjegjësitë dhe në axhendën e përditshme të CEO-s duke e suportuar në organizimin e takimeve, përpilimin e minutave të takimit si dhe ndjekjen e tyre. Shërben si pika kryesore e kontaktik për persona të brendshëm ose të jashtëm që kanë të bëjnë me Zyrën e CEO-s. Gjithashtu mban dokumentacionin e kompanisë dhe kujdeset për protokollin hyrës dhe dalës.

Detyrat

Detyrat dhe përgjegjësitë

• Organizon dhe menaxhon punet e zyres;
• Menaxhon dhe kryen porosite kancelarike;
• Organizon dhe menaxhon porosi te ndryshme per zyren duke mbajtur proces verbale;
• Mban protokollin hyres dhe dales, arkivon ne menyre te rregullt dokumentacionin;
• Menaxhon posten elektronike zyrtare te shoqerise;
• Organizon mbledhjet e punes, ne rast se i kerkohet;
• Mirepret dhe shoqeron klientet ose bashkepunetoret ne departamentin e kerkuar prej tyre;
• Menaxhon dhe kryen dergesat postare, ne rast se i kerkohet;
• Kujdeset per mirembajtjen e zyres duke monitoruar produktet dhe personelin sanitar;
• Cdo pune tjeter qe mund ti kerkohet.

Detyra organizative:

• Menaxhon kalendarin e CEO-s, organizon takime, mbledhje me drejtuesit e kompanisë, si dhe azhornon CEO-n në çdo moment për ndryshime në axhendë për tu siguruar që ai është i përgatitur dhe në kohë;
• Është përgjegjës për përgatitjen e axhendave, njofton të gjithë pjesëmarrësit në kohë për vendndodhjen dhe orarin e takimit, sigurohet që çdo pjesëmarrës të ketë dorëzuar paraprakisht materialin prezantues, mban minutat e takimit si dhe i ndjek ato me personat përgjegjës deri në finalizim. Suporton CEO-n në mbledhjen e materialit të nevojshëm nga stafi drejtues;
• Suporton në hartimin/editimin e raporteve, shkresave dhe kujdeset që ti dërgohen personave/institucioneve përkatese;
• Trajton materiale dhe dokumenta konfidenciale në mënyrë profesionale;
• Është përgjegjës për rezervimin e udhëtimeve, rregullimin e transportit dhe sigurohet që e gjithë logjistika është në vend për nevojat e udhëtimit të CEO-s;
• Herë pas here kryen kërkime dhe analizim informacioni në emër të CEO-s, duke përfshirë tendencat e tregut, lajmet e industrisë dhe informacionin e konkurrentëve;
• Është përgjegjës për ruajtjen e konfidencialitetit të të gjithë informacionit të kompanisë dhe CEO-s;
• Pret dhe përcjell vizitorë të huaj që kanë lidhje me zyrën e CEO-s, duke siguruar logjistikën dhe akomodimin e tyre në kohë;
• Pret telefonatat hyrëse në kompani në mungesë të recepsionit, jep informacionin e duhur dhe përcjell on o në destinacionin përkatës.

Detyra administrative:

• Kujdeset për ndarjen dhe sistemimin e dokumenteve të kompanisë sipas departamenteve dhe projekteve;
• Vendos në dispozicion të punonjësve të departamenteve të ndryshme, dokumentacionin e nevojshëm për shfrytëzim;
• Protokollon dokumentacionin hyrës dhe dalës sipas procedurës së protokollimit;
• Suporton stafin e shoqërisë për dorëzimin e dokumenteve në arkivë;
• Suporton stafin në mënyrën e protokollimit dhe arkivimit të dokumenteve në SharePoint;
• Menaxhon dokumentacionet hyrëse dhe dalëse në dosje, shoqëruar me indeksin përkatës;
• Zhvillon dhe formaton dokumente të ndryshme si dhe asiston në përgatitjen e materialeve të prezantimit të kompanisë;
• Skanon kontratat dhe i vendos në intranet sipas natyrës së tyre;
• Përkthen saktë dokumentet në kohën e kërkuar dhe me cilësinë e kërkuar;
• Sigurohet që dokumentacioni i sjellë për firmë tek CEO, të ketë Relacionin shoqërues të firmosur nga palët.

Kualifikimet

Edukimi dhe Kualifikimet:

• Të ketë përfunduar studimet e larta, e preferushme ne shkenca sociale;
• E preferueshme eksperience e ngjashme pune;
• Te jete njohese e mire e paketes “Office 365” (word,excel);
• Te jete njohese e mire e nje gjuhe te huaj, e preferueshme gjuha angleze;
• Te jete e pergjegjshme, korrekte dhe me etike te larte profesionale;
• Te kete komunikim ekselent me klientet dhe koleget;
• Te jete e besueshme dhe me integritet;
• Te kete deshire per te punuar dhe per te mesuar.

Edukimi: Të zotërojë diplomë universiteti në Administrim Biznesi/Shkenca Sociale ose ndonje fushë të ngjashme

Kualifikime të tjera:

• Përvoja:Preferohet të ketë përvoja të mëparshme në rolin e asistentit ekzekutiv dhe të ketë njohuri profesionale në administrim;
• Aftësitë teknike:Aftësi të mira në Microsoft Office, duke përfshirë Word, Excel dhe PowerPoint, si dhe përvoja me aplikacione të tjera si: Outlook, Microsoft Teams, Zoom, etj është thelbësore.
• Aftësitë e komunikimit:Aftësi të forta të komunikimit me shkrim dhe verbal. Njohje shumë e mirë e gjuhës angleze (njohuri të një gjuhe tjetër të komuniteti europian do përbënte avantazh);
• Aftësitë organizative:Të jete një person shumë i organizuar dhe i aftë për të menaxhuar detyra dhe prioritete të shumta në të njëjtën kohë;
• Menaxhimi i kohës:Të jetë në gjendje të menaxhojë kohën e tij në mënyrë efektive për të përmbushur afatet, për t'i dhënë përparësi detyrave;
• Përshtatshmëria:Aftësia për t'u përshtatur me ndryshimin e prioriteteve, për të menaxhuar situata të papritura dhe për të marrë përsipër detyra të reja;
• Konfidencialiteti:Të jetë një person i matur dhe të ruajë konfidencialitetin në lidhje me informacionet sensitive të kompanisë dhe zyrës së CEO-s;
• Profesionalizmi:Të jetë profesionist jo vetëm në komunikim, por dhe në sjellje.

Shënime

Mënyra e aplikimit:

Të gjithë individet e interesuar dhe që plotësojnë kriteret e lartpërmendura, luten të dërgojnë  CV-në e tyre në adresen e email: [email protected] me subjekt: “Sekretare administrate”.

Shenim: Do te thirren per interviste vetem personat qe plotesojne kushtet e lartpermendura dhe te gjithe te intervistuarit do te kene nje Feedback nga Departamneti i Burimeve Njerezore.

 Të gjitha aplikimet do të trajtohen me konfidencialitet të plotë sipas ligjit Nr. 9887 , datë 10.03.2008 i ndryshuar, vendosur nga Kuvendi i Shqipërisë për "Mbrojtjen e të Dhënave Personale”.

Suksese!